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Política de tratamiento de datos

CONTENIDO

  1. Disposiciones generales
    1.1. Objetivo
    1.2. Marco jurídico
    1.3. Definiciones
  2. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
  3. Deberes y obligaciones de MOTOSELVA
    3.1. Deberes y obligaciones en calidad de Responsable
    3.2. Deberes y obligaciones en calidad de Encargado
  4. Tratamiento de los Datos Personales
    4.1. Datos Personales sujetos a Tratamiento
    4.2. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
    4.3. Mecanismos para la solicitud de Autorización y la recolección de Datos Personales
    4.4. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales
    4.5. Acceso a los Datos Personales
  5. Compromiso de seguridad
  6. Atención de Consultas y Reclamos relacionadas con el Tratamiento de los
    Datos Personales
    6.1. Área encargada de atender las Consultas y Reclamos
    6.2. Procedimiento para la presentación de Consultas
    6.3. Procedimiento para la presentación de Reclamos
  7. Disposiciones finales
    7.1. Vigencia de la Política
    7.2. Vigencia de las Bases de Datos
    POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DE DATOS
    PERSONALES DE– MOTOSELVA
  8. Disposiciones generales
    1.1. Objetivo
    Esta Política de Tratamiento de Información y Datos Personales tiene como objetivo
    establecer e informar los lineamientos, principios y procedimientos que debe seguir
    MOTOSELVA S.A.S. (“MOTOSELVA”), durante el Tratamiento de los Datos Personales
    de sus accionistas,trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes, potenciales clientes y
    en general todas las personas respecto de las cuales recolecte, reciba y trate Datos
    Personales (“Grupos de Interés”), para proteger sus derechos en calidad de Titulares y
    garantizar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales de
    Colombia.
    1.2. Marco jurídico
    Esta Política fue elaborado de conformidad con el Régimen General de Protección de Datos
    Personales de Colombia, con especial consideración de las disposiciones establecidas en los
    Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; la Ley 1581 de 2012, por la cual
    se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales; y, el Decreto
    Reglamentario 1377 de 2013.
    1.3. Definiciones
    A lo largo de la presente Política las siguientes palabras tendrán el alcance que las
    acompaña:
    a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular
    para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
    b) Aviso de Privacidad: es la comunicación verbal o escrita, que el Responsable
    pondrá a disposición de los Titulares, mediante la cual se les informará sobre la existencia
    de la Política de Tratamiento de Información y Datos Personales que le será aplicable, la
    forma de acceder a esta y las finalidades a las que estarán sujetos sus Datos Personales.
    c) Base(s) de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
    tratamiento.
    d) Consultas: es la solicitud que realice el Titular, el causahabiente o su representante
    sobre sus Datos Personales que se encuentren en las Bases de Datos.
    e) Cuentas oficiales en redes sociales: son aquellos perfiles o páginas de las cuales
    MOTOSELVA es propietario y administrador exclusivo.
    f) Dato(s) Personal(es): es cualquier información asociada o que pueda asociarse a
    una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
    g) Dato(s) Personal(es) Público(s): son los Datos Personales calificados como tal
    según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado,
    privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
    personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y
    aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos
    pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
    boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas
    a reserva.
    h) Dato(s) Personal(es) Semiprivado(s): son los Datos Personales que no tiene
    naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar
    no solo a su Titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
    i) Dato(s) Personal(es) Privado(s): son los Datos Personales que por su naturaleza
    íntima o reservada solo son relevantes para el Titular.
    j) Dato(s) Personal(es) Sensible(s): son los Datos Personales que afectan la
    intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
    aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
    religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
    humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los
    derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
    salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    k) Empleado o exempleado: persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo en
    algún momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios
    temporales o cooperativas de trabajo asociado.
    l) Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
    asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
    tratamiento.
    m) Finalidades: son los propósitos para los cuales se podrán tratar los Datos
    Personales, autorizados por los Titulares.
    n) Personal: son todas las personas naturales que se encuentren vinculadas a
    MOTOSELVA y que desarrollan actividades tendientes a desarrollar el objeto de
    MOTOSELVA en Colombia, con independencia del tipo de vinculación. Asimismo, se
    entenderán como Personal a todas aquellas personas naturales vinculadas a los Encargados
    o) Proveedores: personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas
    jurídicas con quienes MOTOSELVA tiene relación jurídico-comercial.
    p) Reclamos: es la solicitud presentada por el Titular, su causahabiente o
    representante, en los casos en que considere que la información contenida en una Base de
    Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o, en los casos en que se
    advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo el Régimen General de Protección de
    Datos Personales de Colombia.
    q) Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia/RGPD: se
    refiere a la normativa general que regula la protección de datos personales en Colombia, la
    cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el
    Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la
    Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que la
    complementen o modifiquen.
    r) Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
    asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
    s) Socio comercial: personas naturales independientes o asociadas a personas
    jurídicas, con las cuales la compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su
    objeto social, tales como Centros de Servicio Autorizados, puntos de venta y distribuidores
    autorizados de repuestos y accesorios.
    t) Titular(es): es la persona natural cuyos datos personales son Tratados por
    MOTOSELVA.
    u) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o
    encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información
    o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se
    encuentra fuera o dentro del país.
    v) Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
    mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto
    la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
    w) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
    personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    x) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  9. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
    De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares
    tendrán los siguientes derechos:
    a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o
    Encargados.
    b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable, excepto en los casos en que
    se encuentre en una excepción a este requisito, de conformidad con lo previsto en el
    Régimen General de Protección de Datos Personales.
    c) Ser informado por el Responsable o Encargado respecto del uso que le han dado a los
    Datos Personales, una vez el Titular lo solicite.
    d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
    dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
    e) Revocar la Autorización o solicitar la supresión de los Dato Personales en los casos en
    que durante el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
    constitucionales y legales.
    f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
    La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden
    por derechos del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las
    normas internacionales de aplicación en el país.
  10. Deberes y obligaciones de MOTOSELVA
    En atención a que en MOTOSELVA concurren las calidades de Responsable y Encargado,
    le corresponde el cumplimiento de los siguientes deberes en cada caso:
    3.1. Deberes y obligaciones en calidad de Responsable
    MOTOSELVA en calidad de Responsable se compromete a:
    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
    hábeas data.
    b) Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular.
    c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
    que le asisten en virtud de la Autorización otorgada.
    d) Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para
    impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    e) Garantizar que la información que se suministre a los Encargados sea veraz,
    completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las
    novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y
    adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se
    mantenga actualizada.
    g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado.
    h) Suministrar al Encargado únicamente Datos Personales cuyo tratamiento esté
    previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el Régimen General de
    Protección de Datos Personales.
    i) Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
    información del Titular.
    j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos del Régimen General
    de Protección de Datos Personales.
    k) Adoptar manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el
    adecuado cumplimiento de lo previsto en el Régimen General de Protección de Datos
    Personales.
    l) Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión
    por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
    trámite respectivo.
    m) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
    n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
    códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
    Titulares.
    o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
    Industria y Comercio.
    3.2. Deberes y obligaciones en calidad de Encargado
    MOTOSELVA en calidad de Encargado se compromete a:
    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
    hábeas data.
    b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
    su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en
    los términos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales.
    d) Actualizar la información reportada por los Responsables dentro de los cinco (5)
    días hábiles contados a partir de su recibo.
    e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
    señalados en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
    f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
    adecuado cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.
    g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
    regula en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
    h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez
    notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con
    la calidad del dato personal.
    i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y
    cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
    acceso a ella, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012.
    k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
    los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
    Titulares.
    l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
    Industria y Comercio.
  11. Tratamiento de los Datos Personales
    4.1. Datos Personales sujetos a Tratamiento
    En desarrollo de los principios establecidos por el Régimen General de Protección de Datos
    Personales, MOTOSELVA se limitará a recolectar los Datos Personales pertinentes y
    adecuados para las Finalidades para las cuales son requeridos y autorizados por el Titular.
    Los Datos Personales que recolecta y trata MOTOSELVA dependen del contexto de sus
    interacciones con sus Grupos de Interés, de las solicitudes que a futuro realicen los
    Titulares de los Datos Personales respecto del Tratamiento de su información, de los
    servicios o productos que el Titular utilice por parte de MOTOSELVA. No obstante, de
    manera general, MOTOSELVA se abstendrá de recolectar y tratar Datos Personales
    Sensibles y Datos Personales de niños niñas y/o adolescentes. En los casos en que sea
    absolutamente necesario recolectar este tipo de Datos Personales, MOTOSELVA informará
    a los Titulares los Datos Personales Sensibles y/o los Datos Personales de niños, niñas y/o
    adolescentes que serían objeto de Tratamiento, y solicitará la correspondiente Autorización,
    en los términos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales.
    4.2. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
    MOTOSELVA se reserva el derecho de recolectar y tratar los Datos Personales; y, de
    solicitar la copia de la respectiva Autorización directamente o por proveedores que tengan
    la calidad de Encargados.
    MOTOSELVA solamente realizará el Tratamiento de los Datos Personales que hayan sido
    autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una
    Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta
    inequívoca de parte del Titular. La copia de la mencionada Autorización será
    conservada por MOTOSELVA.
    En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, MOTOSELVA le informará las
    Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y
    los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su autorización y
    solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales
    establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber contractual o legal de
    permanecer en la Base de Datos.
    MOTOSELVA se reserva el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de
    interés como imagen, en el momento en que ingrese a sus oficinas, por razones de
    seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este
    caso, la autorización estará dada por la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones,
    en concordancia con señalado en los avisos de privacidad correspondientes.
    MOTOSELVA no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos
    Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o
    administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos;
    iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) información autorizada por la ley para fines
    históricos, estadísticos o científicos
    En los eventos señalados, MOTOSELVA podrá recolectar los Datos Personales, incluso los
    Datos Sensibles, y transferirlos o entregarlos a las entidades públicas o administrativas
    correspondientes, o a las que ellas deleguen, en ejericio de sus funciones, sin que sea
    necesario advertir de este hecho al Titular. En estos escenarios, MOTOSELVA se abstendrá
    de utilizar los Datos Personales para finalidades propias.
    4.3. Mecanismos para la solicitud de la Autorización y la recolección de Datos
    Personales
    MOTOSELVA podrá solicitar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales a
    sus Grupos de Interés de las siguientes formas:
    4.3.1. Escrita: es el medio a través del cual de manera física y presencial MOTOSELVA,
    en el desarrollo de su objeto social y sus actividades económicas, solicita al Titular la
    Autorización para el tratamiento de sus Datos Personales, por medio de uno de los modelos
    vigentes.
    4.3.2. Oral: es el medio a través del cual, de manera audible, presencial MOTOSELVA,
    en el desarrollo de su objeto social y sus actividades económicas, solicitará la Autorización
    y recolectará los Datos Personales.
    4.3.3. Virtual: es el medio a través del cual, MOTOSELVA, utilizando medios
    tecnológicos solicita al Titular su Autorización para el tratamiento de sus Datos Personales.
    Algunos de los medios tecnológicos autorizados son: la página web, chat oficial y las
    cuentas oficiales en redes sociales.
    4.3.4. Por conducta inequívoca: es el medio a través del cual, MOTOSELVA puede
    concluir de forma razonables que un Titular otorgó su Autorización para el Tratamiento de
    sus Datos Personales, a partir de una conducta desarrollada por el Titular.
    MOTOSELVA podrá recolectar los Datos Personales de sus Clientes por medio de, entre
    otros, los siguientes canales: su contact-center, su página web, el chat de su página web, el
    chat de las redes sociales de las marcas que comercializa; sus Centros de Servicio
    Autorizados; sus Puntos de Venta; y, los eventos que realice.
    4.4. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales
    Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los Titulares por medio
    de la Autorización, MOTOSELVA tratará los Datos Personales de acuerdo con las
    siguientes Finalidades:
    4.4.1. Accionistas
    a) Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el
    desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.
    b) Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan
    que MOTOSELVA cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de
    cualquier indole con sus accionistas.
    c) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de
    auditoría interna o externa.
    4.4.2. Trabajadores o extrabajadores
    a) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar
    estudios de seguridad y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de
    utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información
    relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
    b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos
    existentes con los trabajadores de MOTOSELVA y dar cumplimiento a las obligaciones
    derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás
    que se desprendan de la relación laboral.
    c) Verificar el cumplimiento de las políticas internas de MOTOSELVA y de sus fines
    empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o
    contractuales con terceros.
    d) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el
    desarrollo y cumplimiento de los contratos existentes con los trabajadores.
    e) Administrar los sistemas de información y comunicaciones de MOTOSELVA,
    incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los
    equipos proporcionados por MOTOSELVA.
    f) Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del
    Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y para actividades de promoción y prevención de
    la salud.
    g) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a
    través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información
    comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas
    y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MOTOSELVA.
    h) Informar sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de
    MOTOSELVA y con el desarrollo de su objeto social.
    i) Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de
    auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
    j) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y
    participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del
    contrato laboral.
    4.4.3. Proveedores
    a) Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que MOTOSELVA
    requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones u oficinas;
    así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y
    tributaria relacionada con aquellos.
    b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos
    existentes con los Proveedores.
    c) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito
    de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario,
    realizar los reportes a los que haya lugar.
    d) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias,
    facturación y demás propias de la relación comercial.
    e) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a
    través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información
    comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas
    y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados MOTOSELVA.
    f) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de
    auditoría interna o externa Realizar estudios estadísticos o procesos contables.
    4.4.4. Clientes y potenciales clientes
    a) Atender las solicitudes, las preguntas, quejas o reclamos presentados por los
    titulares en los canales de atención de la compañía, relacionados con los productos y/o
    servicios de MOTOSELVA.
    b) Enviar información comercial sobre las actividades que realiza MOTOSELVA,
    sobre el lanzamiento de nuevas campañas publicitarias, promociones, productos o servicios.
    Así como realizar invitación a eventos comerciales, de mercadeo y de servicios postventa.
    c) Hacer seguimiento a la experiencia recibida en los Centros de Servicio Autorizados
    y los puntos de ventas administrado de manera directa por MOTOSELVA; realizar
    campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios y los
    productos de MOTOSELVA.
    d) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito
    de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario,
    realizar los reportes a los que haya lugar.
    e) Informar sobre el estado de las solicitudes de apoyo financiero activadas con el
    propósito de adquirir productos y/o servicios de MOTOSELVA.
    f) Informar sobre cambios en los productos y en los servicios de MOTOSELVA y
    realizar actividades de postventa.
    g) Realizar actividades de analítica de información, generación de estadísticas,
    reportes, investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción.
    h) Respuesta y seguimiento a la gestión de peticiones, quejas y reclamos de todo tipo.
    i) Acompañamiento a compradores y envío de productos.
    j) Envío de información comercial, educativa, de importancia para la industria o el
    sector y de servicio.
    k) Realizar procesos de actualización de información.
    l) Informar sobre cambios en las políticas y/o procedimientos de MOTOSELVA.
    m) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
    4.5. Acceso a los Datos Personales
    El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de MOTOSELVA
    solamente estará disponible para el Personal de MOTOSELVA que requiera acceder y tratar
    la información para el desarrollo de sus funciones.
    MOTOSELVA no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales
    almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. Sin
    embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las Finalidades autorizadas, los
    Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a terceros, con quienes se firmará
    el correspondiente acuerdo de transmisión de datos personales para proteger la información,
    los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el
    Tratamiento de la información se realice en cumplimiento de esta Política.
    4.6. Datos Personales no solicitados
    De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con MOTOSELVA,
    es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización otorgada por el
    Titular. En estos casos, el Titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca,
    consistente en enviar su información a MOTOSELVA Autoriza el Tratamiento de sus Datos
    Personales con la Finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a
    MOTOSELVA.
    La autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al
    envío de información de: i) personas que desean trabajar en MOTOSELVA; y, ii) personas
    que desean vincularse como proveedores de MOTOSELVA.
    Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se
    formalice, se solicitará la firma de la Autorización correspondiente para continuar con el
    Tratamiento de los Datos Personales.
    4.7. Limitaciones temporales al Tratamiento de Datos Personales
    MOTOSELVA conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes,
    durante y después de terminar la relación contractual, que puede incluir Datos Personales y
    solo para las Finalidades mencionadas. Esta información será conservada por un periodo de
    retención razonable en atención al: (i) el tiempo durante el cual tengamos una relación con
    usted y le prestemos nuestros servicios; y, (ii) exista una obligación legal, contable o
    administrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios a los
    que estemos sometidos.
    MOTOSELVA almacenará sus Datos Personales por un período de AA + 20 (año actual +
    20 años). Terminado este tiempo, destruiremos los Datos Personales o los eliminaremos de
    nuestras Bases de Datos.
  12. Compromisos de seguridad de la información
    MOTOSELVA está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos
    Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de
    acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.
    Por lo anterior, MOTOSELVA garantiza a los Titulares de los Datos Personales la
    conservación de estos bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que impidan su
    adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así
    como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la
    información.
  13. Atención de Consultas y Reclamos relacionadas con el Tratamiento de los
    Datos Personales
    6.1. Área encargada de atender las Consultas y Reclamos

6.2. Procedimiento para la presentación de Consultas
a) Los Titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán consultar la
información personal del Titular bajo la responsabilidad de MOTOSELVA, con el propósito
de que MOTOSELVA les suministre la toda la información contenida en sus Bases de
Datos que esté vinculada con el Titular.
b) Las Consultas deberán formularse a los canales de atención que se establecen en el
numeral 6.1.
c) MOTOSELVA podrá solicitar la identificación plena del solicitante y los
documentos que demuestren la calidad de Titular, causahabiente, representante o apoderado
en la que se actúa, en los casos en que lo considere necesario.
d) La Consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la Consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3. Procedimiento para la presentación de Reclamos
a) Los Titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados que consideren que
la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización
o supresión; o, adviertan el presunto incumplimiento al Régimen General de Protección de
Datos Personales podrán presentar Reclamos a MOTOSELVA.
b) Los Reclamos deberán formularse a los canales de atención que se establecen en el
numeral 6.1., y deben incluir lo siguiente:
i. identificación del Titular;
ii. calidad en la que actúa el solicitante;
iii. documento que demuestra la calidad en la que actúa el solicitante;
iv. descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo;
v. dirección de notificaciones y respuestas; y,
vi. los documentos o pruebas que se pretendan hacer valer.
c) Si el Reclamo resulta incompleto, MOTOSELVA requerirá al Titular dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las faltas. Si transcurren
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.
d) Una vez recibido el Reclamo completo, el registro asociado al Titular pasará a un
estado inactivo y se incluirá en las Base de Datos en las que se encuentra información
asociada al Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite”. Adicionalmente, tendrá
asociado un registro de solicitud del cliente, tipo reclamo, que permita observar el motivo
del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá
hasta que el Reclamo sea decidido.
e) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender
el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Disposiciones finales
    7.1. Vigencia de la Política
    El presente documento entró en rigor a partir del 22 de diciembre de 2021
    Todo cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente por su página web
    y por los medios que de manera general use para ponerse en contacto con los Titulares,
    durante por lo menos 10 días hábiles anteriores a su entrada en vigor.
    7.2. Vigencia de las Bases de Datos
    Las Bases de Datos bajo la administración de MOTOSELVA tendrán una vigencia igual al
    tiempo en que se utilicen los Datos Personales para las Finalidades descritas en esta
    Política; y, se conservarán los Datos Personales incluidos estas a menos que el Titular
    solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

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